Schüler sollten ebenso wie Eltern eine Datei sicherer machen, bevor ein Anhang an Lehrer und die Schulverwaltung verschickt wird. Es ist zum Beispiel sinnvoll, Daten in einem Archiv-Ordner zu verschicken. Mit den richtigen Anwendungen können Schüler und Eltern die Archivdateien durch ein Passwort schützen. Falls Dritte auf das Postfach eines Lehrers zugreifen, bleiben die Informationen im Ordner somit geschützt. Alle Beteiligten profitieren, wenn Schüler und Lehrkräfte zusammen ein Passwort vereinbaren und die Zeichenfolge an niemanden weitergeben.

PDF-Dateien lassen sich im Vergleich mit zahlreichen Alternativen während der Kommunikation mit einer Schule sicherer verschicken. Dieses Format ist außerordentlich empfehlenswert, insofern der Anhang einer Nachricht möglichst unveränderbar sein soll. Mit einfachen Tipps gelingt es Schülern und Lehrern zugleich, PDF-Dateien zu verschlüsseln und Funktionen für eine spätere Bearbeitung zu unterbinden. Das ist unter anderem wichtig, sobald junge Menschen eine Hausarbeit verschicken. Viele Lehrer wünschen sich, dass ein Text bei der digitalen Abgabe nicht mit einem Textprogramm und ähnlichen Anwendungen unkompliziert veränderbar ist.

Während Eltern persönliche Dokumente der Kinder und ähnliche Informationen an die Schulverwaltung verschicken, ist die Verschlüsselung und die Einschränkung der Bearbeitungsfunktionen mit PDF-Dateien genauso vorteilhaft. Außerdem gibt es Anwendungen, mit denen sich sensible Daten auf den digitalen Dokumenten eines Minderjährigen schwärzen lassen. Dadurch erhält die Schulverwaltung ausschließlich die Informationen, die für den Schulbesuch und außergewöhnliche Anlässe erforderlich sind.

Solange Eltern denselben Computer wie der Nachwuchs benutzen und kein separates Benutzerkonto für Kinder einrichten, kann ein Versehen bei der Kommunikation mit der Schulverwaltung oder Lehrern unangenehme Datenschutzprobleme verursachen. Schüler verschicken in vielen Fällen die Hausaufgaben und Dateien für Schulprojekte als Anhang in einer E-Mail sowie über sonstige Formen der elektronischen Kommunikation. Hierbei besteht die Gefahr, dass junge Menschen versehentlich die falschen Dateinamen auswählen. Falls der Computer der Eltern ungesichert ist und sensible Informationen enthält, kommen derartige Daten somit schlimmstenfalls im Postfach vom Lehrer oder der Schulverwaltung an.

Ein vorsichtiger Umgang mit gespeicherten Dateien ist äußerst wichtig, damit am Ende nicht beispielsweise die Steuerunterlagen, Bankdaten und medizinische Informationen versehentlich an die Schule verschickt werden. Solche Datenschutzprobleme bleiben vermeidbar, indem Eltern Dateien auf einem USB-Stick speichern und den externen Datenträger sicher aufbewahren. Darüber hinaus besteht die Chance, den Zugriff eines Kinderkontos auf einem Betriebssystem einzuschränken. Dann sind die Dateien der älteren PC-Nutzer ausschließlich mit den Passwörtern für die jeweiligen Konten nutzbar.

Wer jedes Risiko ausschließen will, sollte einen Computer für geschäftliche und persönliche Angelegenheiten nie dem Nachwuchs zur Verfügung stellen. Sobald Schüler einen eigenen PC erhalten, sind Missverständnisse mit Datenschutzproblemen unwahrscheinlicher. Darüber hinaus ist es sinnvoll, Schulkinder relativ früh mit den Anhang-Funktionen von Mail-Programmen und sonstigen Nachrichten-Diensten vertraut zu machen. Durch die umfangreiche Aufklärung gehen junge Menschen mit sensiblen Daten behutsamer um. Dabei dürfen Eltern dem Nachwuchs zugleich die große Bedeutung des Datenschutzes vermitteln.

Lehrer dürfen in Österreich viele Messenger-Dienste für die Kommunikation mit Schülern und den Eltern nicht verwenden. Verbreitete und gängige Gruppenchat-Plattformen werden in zahlreichen Fällen den Ansprüchen an den Datenschutz in Schulen nicht gerecht. Neben Sicherheitslücken führen Standard-Einstellungen der Messaging-Dienste häufig dazu, dass Schüler und ihre Eltern zu viele Daten unnötig preisgeben.

Manche Anwendungen zeigen beispielsweise automatisch an, wann die Mitglieder einer Chat-Gruppe zuletzt eine Kommunikationssoftware benutzt haben und ob ein Teilnehmer aktuell online aktiv ist. Damit könnten Lehrer und Schulen theoretisch überprüfen, wie viel Zeit ein Schüler am Smartphone verbringt. Generell sollten Eltern vermeiden, dass Messenger-Dienste einem Lehrer und sonstigen Personen unnötige Auskünfte über das Surfverhalten der Kinder geben. Viele Chat-Anwendungen verfügen über Einstellungen, mit denen sich derartige Informationen verbergen lassen. Somit ist es für die Mitglieder einer Gruppe nicht nachvollziehbar, wie lange ein einzelner Teilnehmer die genutzte App verwendet.

Ein zusätzliches Datenschutzproblem beim Einsatz von Messenger-Diensten sowie sozialen Netzwerken während der Kommunikation mit Schulen und Lehrern entsteht durch öffentliche Profile der Benutzer. Zahlreiche Kinder und Jugendliche nutzen Profilbilder, die Details aus dem Privatleben preisgeben oder aus anderen Gründen problematisch sind. Es ist sinnvoll, kein Foto über eine Profilseite zu veröffentlichen. Darüber hinaus verraten junge Menschen mit Profil-Texten persönliche Informationen, die nicht für Lehrer vorgesehen sind. Eltern müssen den eigenen Nachwuchs auf diese Problematik aufmerksam machen und bei der Erstellung eines Profils ohne private Daten helfen.

Weil eine elektronische Kommunikation mit Lehrern und der Schulverwaltung vorteilhaft sowie zeitgemäß ist, können Schüler genauso wie Eltern darauf selten komplett verzichten. Aus diesem Grund ist es wegen der Datenschutzprobleme mit populären Messenger-Diensten wichtig, die richtigen Alternativen zu suchen. Eltern sollten darauf achten, ob eine IT-Anwendung durch Experten überprüft wurde und vor allem im Hinblick auf den Datenschutz positive Bewertungen erhalten hat.

In Österreich ist es darüber hinaus wichtig, dass zwischen dem Anbieter einer Kommunikationsplattform und dem verantwortlichen Ministerium oder der Schule eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung besteht. Derartige Vereinbarungen kommen im Normalfall ausschließlich zu Stande, wenn die eingesetzten Dienste datenschutzrechtlich unbedenklich sind. Zugleich dürfen keine lizenzrechtlichen Gründe gegen die Verwendung der Software sprechen. Damit die elektronische Kommunikation der Lehrer mit Schülern sowie Eltern über eine bestimmte Plattform gestattet ist, müssen hierzu zentrale Datenschutz- und Lizenzfragen zweifelsfrei geklärt sein.

Im Idealfall halten die Lehrkräfte sich an solche Vorgaben und verzichten auf ungeeignete Kommunikationsmittel. Falls Lehrer trotzdem Kontaktdaten für Messenger-Dienste mit Datenschutzproblemen an Schüler und Eltern weitergeben, sollten die Betroffenen das nicht akzeptieren. Es ist in solchen Situationen wichtig, die Lehrkraft und eventuell die Schulverwaltung auf die Problematik aufmerksam zu machen. Schulen müssen Datenschutzbedenken ernst nehmen und mit zuständigen Behörden hierfür eine Lösung finden. Eine schnelle Reaktion ermöglicht im Optimalfall zeitnah den Umstieg auf eine sichere IT-Anwendung für die Kommunikation zwischen Lehrern und Schülern sowie Eltern.

Über verschiedene Chat-Programme besteht ebenso wie mit einer E-Mail die Möglichkeit, eine Lesebestätigung anzufordern. Im Hinblick auf den Datenschutz kann diese Funktion problematisch sein, wenn Lehrer mit Schülern und Eltern kommunizieren. Mit einer Lesebestätigung erkennen Lehrkräfte, wann eine Nachricht auf dem Gerät des Empfängers angezeigt wurde. Das ist besonders problematisch, sobald unterschiedliche Familienmitglieder denselben Computer benutzen und ein Unbeteiligter versehentlich den Versand der Bestätigung auslöst. Schlimmstenfalls hat ein Schüler hierdurch Informationen über Hausaufgaben nicht wahrgenommen, während aus der Sicht eines Lehrers eine gesetzte Frist für die Bearbeitung der Aufgaben beginnt.

Derartige Situationen sind ein zusätzlicher Grund dafür, jedem Schüler in der Familie ein eigenes Gerät zur Verfügung zu stellen oder den Zugriff auf Kommunikationsprogramme mit getrennten Benutzer-Accounts einzuschränken. Darüber hinaus können Eltern die Funktionen für den automatischen Versand einer Lesebestätigung in einem Mail-Programm oder sonstigen Anwendungen deaktivieren. Dann sollten die Betroffenen die Lehrer und die Schulverwaltung darauf aufmerksam machen, dass aus Datenschutzgründen auf den Versand der Bestätigungen generell verzichtet wird. Es ist in diesem Fall andererseits empfehlenswert, auf die Anforderung einer automatischen Lesebestätigung zu verzichten.

Betroffene dürfen stattdessen im Text einer E-Mail um die Bestätigung der Kenntnisnahme zu bitten. Eine kurze Antwort bietet im Vergleich zur automatischen Lesebestätigung für Lehrer, Schüler und Eltern entscheidende Vorteile. Denn damit ist bestätigt, dass der Empfänger die Nachricht tatsächlich gelesen hat. Eine automatische Lesebestätigung zeigt hingegen ausschließlich an, ob der verschickte Text sowie Bilder und Anhänge auf einem Gerät zumindest kurzfristig sichtbar waren.